Privatlivspolitik

Hver gang du besøger vores hjemmeside, gemmer vi data om dig, hvis du har accepteret cookies. Du kan læse mere uddybende om vores Cookie politik her.

Vi behandler også personoplysninger til statistiske formål, som du giver os, i forbindelse med din brug af hjemmesiden, f.eks. når du udfylder en formular.

Hvilke persondata: IP-adresse og brugeradfærd i forbindelse med brug af hjemmeside, som indsamles via cookies. Din adresse som indhentes i forbindelse med udfyldelse af formularer via vores hjemmeside(r).

Formål: Formålet med at opsamle ovenstående data er, at vi kan drifte og løbende optimere websitet, for at gøre det lettere for dig at benytte.

Vi bruger også dine oplysninger til statistiske formål, for at vi kan gøre relevante services og produkter tilgængelige for dig og til at forbedre din oplevelse af vores hjemmesider samt de services og produkter, vi tilbyder.

Behandlingsgrundlag: Indsamlingen af data sker enten på baggrund af dit cookiesamtykke efter cookiebekendtgørelsen § 3 eller vores legitime interesser efter databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra f). Når du besøger vores hjemmeside, skal du be- eller afkræfte at data indsamles via cookies. Vores legitime interesse består i at forbedre din oplevelse af vores hjemmesider samt de services og produkter, vi tilbyder.

Hvem har adgang: Digital- og marketingmedarbejdere samt eksterne samarbejdspartnere. Vores samarbejdspartnere er underlagt den samme privatlivspolitik, som er beskrevet her.

Vi overlader desuden dine personoplysninger til databehandlere når dette er en forudsætning for at opfylde formålet. Vores databehandlere behandler alene dine personoplysninger til vores formål og på vores instruks.

Opbevaring og sletning: Det varierer hvor længe dine data opbevares. Du kan se oversigten over de forskellige datatyper, og hvor længe de opbevares under vores cookie politik, hvor du også kan læse, hvordan du kan slette de indsamlede data.

Opbevaring af din adresse til statistiske formål opbevares i 2 år.

Webshopkunder omfatter alle, der foretager et køb på vores webshop. De der blot besøger vores webshop, bedes læse afsnit om websidebesøgende. For yderligere informationer henviser vi til handelsbetingelser for webshop

Hvilke persondata: Navn, e-mailadresse, adresse samt betalingsoplysninger.

Formål: Ved køb af produkter fra os, er formålet behandling af din ordre og levering af dine ydelser.

Behandlingsgrundlag: Ved afgivelse af ordrer på webshoppen, er der indgået en kontrakt, som vi skal efterleve. Derfor registreres ovenstående persondata for at være i stand til at opfylde denne kontrakt. Desuden foreskriver bogføringsloven, at data gemmes i minimum 5 år, hvorfor der også er tale om en retslig forpligtigelse.

Hvem har adgang: Ovenstående data håndteres af forsendelsesafdelingen, mens den digitale afdeling, som udvikler websitet, også kan tilgå data. Leveringsinformationerne deles desuden med vores eksterne konsulenter samt samarbejdspartnere, som håndterer fragt. Disse er underlagt samme privatlivspolitik, som beskrevet her.

Opbevaring og sletning: Data opbevares i 5 år, jævnfør bogføringsloven.   

Denne gruppe omfatter slutkunder, som modtager et tilbud på produkter, men ikke aflægger en ordre.

Hvilke persondata: De data, som indsamles, er dem vi modtager fra vores trælastkunder. Typisk er det navn, adresse, telefonnummer og e-mail. Desuden gemmes relevante e-mails fra trælastkunder og eventuelt tømrer med henblik på at dokumentere detaljer om tilbudsprocessen.

Formål: Ved henvendelse om tilbud, registreres dine personlige oplysninger kun såfremt disse oplyses. I disse tilfælde er formålet for vores trælastkunder at være i stand til at identificere igangværende tilbud fra hinanden.

Behandlingsgrundlag: Vi har en legitim interesse til at gemme og registrere data på slutkunder, for at hjælpe vores trælastkunder med at håndtere deres forskellige tilbud og sikre at de sender det rigtige til dig.

Hvem har adgang: Kun nødvendige ansatte har adgang til dine persondata, og det vil primært være vores salgsafdeling.

Opbevaring og sletning: Hvis din henvendelse ikke resulterer i en ordre, slettes dine data 2 år efter seneste henvendelse om tilbuddet.

Gruppen omfatter slutkunder, som lægger en ordre på vinduer eller døre gennem en trælast.

Hvilke persondata: De data, som indsamles, er de kontaktoplysninger, som er nødvendige for at levere din ordre. Disse data omfatter navn, adresse, telefonnummer og evt. e-mail. Desuden gemmes relevante e-mails fra trælastkunder med henblik på at dokumentere detaljer om tilbuds- og ordreprocessen.

Formål: Formålet er behandling af din ordre og levering af dine produkter.

Behandlingsgrundlag: Ved afgivelse af en ordre, er der indgået kontrakt som vi skal efterleve, hvorfor dine persondata er nødvendige for os at registrere. Desuden foreskriver bogføringsloven, at vi skal gemme data på ordrer, hvorfor der også er tale om en retslig forpligtigelse.

Hvem har adgang: Kun nødvendige ansatte har adgang til dine persondata. Leveringsinformationer videregives til vores fragtleverandører, således at produkterne kan leveres. Vores fragtleverandører er underlagt samme privatlivspolitik, som beskrevet her.

Opbevaring og sletning: For at efterleve vores 10 års garanti, opbevares ovenstående data 10 år efter leveringsdatoen. Efter denne dato vil dine data blive anonymiseret, således en ordre kun kan identificeres såfremt ordrenummeret haves. 

Vi opbevarer data om vores trælastkunder for at opfylde den aftale, vi har indgået med dig.  Her vil vi bl.a. opbevare dine data i vores interne CRM-system for at sikre dig den bedst mulige service, og vi vil ca. hver 9. måned udsende vores NPS kundetilfredshedsundersøgelse. Derudover kan vi efter aftale med dig bruge dine oplysninger til funktionen ’Find forhandler’ på vores hjemmeside, og på vores platform 24/7, som vi stiller til rådighed for trælaster og deres kunder. Ved 24/7 henviser vi desuden til den gældende privatlivspolitik, som du finder i appen og på 24/7 websitet.

Hvilke persondata: Det er typisk firmanavn, kontaktpersoner, adresse, telefonnummer og e-mailadresser. Derudover gemmes din købshistorik, e-mailkorrespondance, NPS-besvarelser og anden information du har oplyst til os som er relevant for vores samarbejde og opfyldelsen af vores kontrakt.  

Formål: Det overordnede formål med behandlingen er at kunne indgå aftaler og handle med dig. Derudover er det at forbedre vores services.

Behandlingsgrundlag: Behandlingen sker med baggrund i den kontrakt vi har indgået med dig og en legitim interesse for at administrere vores samarbejde.

Hvem har adgang: Det er primært vores sælgere, der har adgang til dine data i vores CRM-system og i 24/7. I enkelte tilfælde kan det også være eksterne IT-konsulenter, som hjælper os med optimering af systemerne. Disse er dog underlagt samme betingelser som os i form af en databehandleraftale.

Opbevaring og sletning: Din købshistorik vil følge garantiforpligtigelsen på 10 år, hvorefter dine data bliver anonymiseret. Såfremt der sker ændringer i dine kontaktoplysninger, vil vi hurtigst muligt sørge for at opdatere dem. Dine data opbevares som udgangspunkt indtil vores samarbejde ophører hvorefter dine data arkiveres.

Vi opbevarer data om vores samarbejdspartnere for at opfylde den aftale vi har indgået med dig. Der findes flere typer af samarbejdspartnere, heriblandt konsulenter og leverandører. Vores samarbejde vil altid været baseret på en kontrakt mellem dig og os.

Hvilke persondata: Det er typisk dit firmanavn, kontaktpersoner, adresse, telefonnummer, e-mailadresser, og anden information du har oplyst til os, som er relevant for vores samarbejde og for opfyldelsen af vores kontrakt. 

Formål: Det overordnede formål med behandlingen er at kunne indgå aftaler og handle med dig. Og ved konsulenter er det, at du kan udføre dit arbejde ud fra den aftalte instruks.

Behandlingsgrundlag: Behandlingsgrundlaget er kontrakt og legitim interesse beskrevet nærmere i den konkrete samarbejdsaftale.

Hvem har adgang: Hvem der har adgang til dine data, er afhængigt af hvem oplysningerne er relevante for, og vi vil altid så vidt muligt begrænse tilgængeligheden af informationen.

Opbevaring og sletning: Dette afhænger af den konkrete samarbejdsaftale. Som udgangspunkt opbevares dine data indtil vi ikke har et retsligt grundlag til at opbevare det længere.

Nyhedsbreve udsendes kun efter forudgående samtykke fra dig og kan til enhver tid trækkes tilbage.

Hvilke persondata: Til at udsende nyhedsbrevet, opbevares din angivne e-mailadresse og dit navn.

Formål: Formålet med udsendelse af nyhedsbrevet er at informere dig om nyheder samt rådgive og inspirere til køb og vedligehold af vinduer og døre.  

Behandlingsgrundlag: Ved at tilmelde dig nyhedsbrevet giver du samtykke til, at vi må behandle ovenstående persondata.

Hvem har adgang: Det er udelukkende vores digitale- og marketingafdeling, der har adgang til dine data.  

Opbevaring og sletning: Efter du har givet samtykke til at modtage vores nyhedsbreve, opbevares dine data, indtil du beder om at afmelde nyhedsbrevet via et link, som du finder nederst i nyhedsbrevet. Efter afmelding vil dine data blive slettet med det samme. Du har også mulighed for at fjerne din samtykke ved at skrive til følgende mail marketing@outline.dk 

Denne gruppe omfatter slutkunder med køb, som efterfølgende henvender sig med en service- eller reklamationssag.

Hvilke data: Navn, adresse, e-mail og telefonnummer, som du indsender via vores hjemmeside.

Formål: Formålet med registreringen af disse data er, at vi er i stand til at komme i kontakt med dig og yde den garanti som vi er forpligtiget til.

Behandlingsgrundlag: Behandlingsgrundlaget er opfyldelse af kontrakt.

Hvem har adgang: Data behandles af serviceafdelingen samt vores eksterne montører som udbedrer reklamationer. Data kan i nogle tilfælde også tilgås af vores eksterne samarbejdspartnere som bidrager til udvikling og fornyelse af vores CRM-system.

Opbevaring og sletning: Reklamationssager opbevares i vores CRM-system, indtil garantien på ordren er udløbet eller indtil sagen er afsluttet.

Vi kan benytte os af forskellige formularer på vores hjemmeside, eks. bestilling af inspirationskatalog, formular til at blive kontakt af Outlines samarbejdspartnerne, herunder trælaster mv. og formular for reklamationsindmelding. Du vil altid blive oplyst om formål, inden det tidspunkt du indsender oplysningerne til os.

Hvilke persondata: De data du indtaster i formularen, eks. navn, e-mail, adresse, firma oplysninger og andre oplysninger, som er relevante for den enkelte formular.

Formål: Formålet afhænger af den enkelte formular.

Ved bestilling af inspirationskatalog er det, at vi kan sende inspirationskataloget til dig.

Ved din forespørgsel om at blive kontaktet af vores samarbejdspartnere er formålet, at kunne fremsende relevante informationer til den pågældende samarbejdspartner, for at vores samarbejdspartner dermed kan tilbyde dig et konkret tilbud eller rådgivning på din efterspørgsel.

Ved indmeldelse af reklamation er det at udbedre reklamationen. Dette er nærmere beskrevet i afsnittet om ’Service og Reklamation’.

Behandlingsgrundlag: Når du udfylder og indsender en formular i markedsføringsøjemed, giver du samtidig et markedsføringsretligt samtykke til opfyldelse af markedsføringsloven § 10, stk. 1.

Grundlaget for vores behandling af dine personoplysninger er databeskyttelsesforordningen art. 6(1)(f) (interesseafvejningsreglen). Vores legitime interesse består i, at vi kan følge op på din bestilling eller din anmodning om at blive kontaktet. Vi har også en legitim interesse i at videregive dine personoplysninger til vores samarbejdspartnere efter dit ønske om at modtage konkret kontakt fra disse.

Hvem har adgang: Vores digital- og marketingafdeling har adgang til data, og evt. andre relevante interne medarbejdere afhængigt af formålet med den enkelte formular.

Vi videregiver dine personoplysninger til de udvalgte samarbejdspartnere i forbindelse med din forespørgsel på at blive kontaktet.

Vi overlader desuden dine personoplysninger til databehandlere når dette er en forudsætning for at opfylde formålet. Vores databehandlere behandler alene dine personoplysninger til vores formål og på vores instruks.

Vi videregiver oplysninger, hvis vi er forpligtet til det efter loven, eller hvis vi er forpligtet til det efter en retskendelse.

Opbevaring og sletning: 

Vi opbevarer og behandler dine oplysninger lige så længe, det er nødvendigt i forhold til at opfylde din efterspørgsel.

I overensstemmelse med Forbrugerombudsmandens retningslinjer og krav opbevarer vi dokumentation for dit samtykke til at sende dig elektronisk markedsføringsmateriale indtil to år efter, at vi senest har anvendt dit samtykke/samtykket tilbagekaldes.

Vores behandling, herunder opbevaring, sker her på baggrund af databeskyttelsesforordningen art. 6(1)(c) eller 6(1)(f), idet vi umiddelbart er forpligtet til at foretage behandlingen, og idet vi har en væsentlig interesse i at kunne dokumentere, at vi overholder markedsføringsloven § 10.

Når vores behandlingsformål er udtømt, sletter vi dine oplysninger. Ved reklamationsformular gælder opbevaringen beskrevet i afsnittet ’Service og Reklamation’.

Vi henviser til, at alle ansøgninger som udgangspunkt skal gå gennem vores kandidatbank (www.outline.dk/job) uanset om du søger opfordret eller uopfordret. Dette gør vi for at kunne passe bedst muligt på dine data. Vi kan i visse tilfælde bruge rekrutteringsbureauer, og her er det rekrutteringsbureauet, der er ansvarlig for dine data. For en mere detaljeret beskrivelse henvises til Inwidos overordnede politik for rekruttering.

Hvilke persondata: Det er typisk dit navn, kontaktoplysninger, CV, ansøgning og evt. andre oplysninger, du selv oplyser til os, som er relevante for jobansøgningen. Derudover kan det være personligheds- og logik test og indhentning af referencer; dette vil dog altid ske efter aftale med dig.

Formål: Det overordnede formål med behandlingen af personoplysningerne er at rekruttere og ansætte kvalificeret personale.

Behandlingsgrundlag: Ved oprettelse i vores kandidatbank giver du samtidig dit samtykke til, at vi må behandle dine data. Behandlingen er desuden baseret på en legitim interesse, så vi kan administrere din ansøgning i forbindelse med rekrutteringen.
Hvem har adgang HR og relevante ledere har adgang til dine data, afhængigt af hvilke personer, der indgår i ansættelsesprocessen.

Opbevaring og sletning: Vi opbevarer dine data i op til 6 måneder, efter rekrutteringsforløbet er afsluttet.
Uopfordrede ansøgninger opbevares ligeledes i 6 måneder, mens oprettelse i vores kandidatbank vil være gældende i 2 år, efter du sidst har opdateret din profil.
Hvis du bliver ansat hos os, gælder vores interne opbevaringsprocedure for ansatte, som findes i vores personalehåndbog.